La figura del wedding planner sta acquisendo negli anni sempre più importanza poichè molti sposi preferiscono affidarsi ad un professionista del settore per organizzare al meglio la cerimonia e il ricevimento di nozze. Ma a chi rivolgersi? Quali sono le qualità fondamentali da considerare di un wedding planner?
Sembra semplice, ma non lo è così tanto: trovare qualcuno di cui potersi fidare totalmente e a cui poter delegare la preparazione del giorno più importante della nostra vita è davvero fondamentale. Con il wedding planner deve nascere una sintonia particolare, un feeling e un’intesa tale da potersi completamente affidare nella scelta e nell’organizzazione dell’evento. Il ruolo del wedding planner, di solito, è quello di occuparsi di trovare i fornitori, di coordinarli sul posto durante il matrimonio e di essere il vostro consulente per chiarirvi dubbi e risolvere problemi. Molto spesso, però, diventa anche wedding designer e si occupa anche degli allestimenti di tableau de mariage e confettata, curando personalmente ogni singolo dettaglio dell’evento.
Il primo passo nella scelta del wedding planner è la scrematura. Per farvi un’idea dell’offerta, rivolgetevi a siti internet che si occupano di matrimonio, navigate online e sfogliate portfoli, blog e pagine social, curiosate tra le foto e fatevi un’idea di come lavorano questi professionisti. Selezionate una rosa limitata a 3-4 nomi e contatteli telefonicamente o via mail. Il primo contatto è molto importante perchè serve per farsi un’idea della disponibilità dell’agenzia a cui vi rivolgete, ma è anche fondamentale dare molte informazioni dettagliate per ricevere una risposta esauriente e chiara. Siate precisi su ciò che avete già programmato e deciso, indicate data, luogo della celebrazione, numero indicativo degli invitati e preferenze di allestimento e location. Più la vostra comunicazione sarà dettagliata, più sarà semplice per il planner darvi una risposta iniziale soddisfacente per fissare un incontro.
È anche molto importante capire quali servizi offrono le agenzie di wedding planner che avete contattato, se offrono pacchetti completi con location, catering e fornitori all inclusive, o se, invece, forniscono singoli servizi separati come consulenza, progettazione e selezione location. A seconda della completezza dell’assistenza i compensi dei wedding planner variano. Purtroppo è difficile stabilire ad un primo contatto un preventivo poichè le voci che lo compongono sono ancora troppo indicative e abbozzate. Non esistate a chiedere se sono necessari anticipi e caparre e chiarite senza problemi il budget orientativo che vi siete prefissati, così da guidare anche il planner nelle selezione delle proposte che vi sottoporrà.
Tra le qualità che non possono mancare al wedding planner troviamo professionalità, capacità di ascolto e creatività. La professionalità, come in tutti i campi, è fondamentale per ottenere un ottimo risultato. Puntualità, precisione, disponibilità e una rete fitta di contatti, sono tutti elementi da non trascurare nella scelta di un buon wedding planner. Assicuratevi che si tratti di una persona seria, reperibile, che vi faccia firmare un contratto e che abbia effettivamente esperienza comprovata da recensioni e valutazioni positive di precedenti clienti. Con il vostro wedding planner si deve anche instaurare una buona empatia data anche dalla sua capacità di ascolto e di immedesimazione: deve capire il vostro gusto e le vostre richieste per sapere cosa proporvi e cosa invece scartare in anticipo, essere in sintonia con gli sposi sempre, anche, e soprattutto, durante il giorno del matrimonio. Infine, non guasta mai una bella dose di creatività e originalità del wedding planner che lascerà i festeggiati a bocca aperta, felici della scelta che hanno fatto con la certezza che senza la sua consulenza il matrimonio non sarebbe mai stato così perfetto.
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