Organizzare i documenti in modo efficiente, ecco come fare

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Ci sono persone che, all’idea di organizzare i documenti in modo efficiente, hanno una reazione di gioia e felicità come se fossero stati invitate ad una festa! Altre persone, invece, si sentono incapaci, ansiose, nervose e, per tutta risposta, tendono a procrastinare all’infinito dicendo: organizzerò l’archivio dei documenti domani.

In realtà sono proprio quelli appartenenti a questo secondo genere di persone e personalità che, una volta messe le mani alla creazione di un archivio in casa per documenti, bollette, scontrini e scartoffie, una volta finito, si sentono più felici che mai.

Ecco perchè, organizzare i documenti in modo efficiente è un esercizio salutare per tutti, disordinati e non.
A parte questo, “avere le carte in regola” ci permette di essere più spediti, lucidi ed efficienti nella gestione degli affari, sia in casa, sia in ufficio.

Organizzare i documenti in modo efficiente in 5 step

1. Prima di tutto, per organizzare le scartoffie, programmate del tempo da dedicare a questa attività. Impossibile pensare di ordinare i documenti senza una programmazione di un tempo ben preciso. Ad esempio, decidete che il sabato pomeriggio la dedicherete alla creazione dell’archivio. Il tempo ideale è quello che decidete voi, in base alla vostra giornata ed ai vostri impegni.
2. Secondo: cercate il luogo in cui finiranno le vostre carte. Certamente avere un mobile adatto alla creazione di un archivio è l’ideale: i documenti ordinati non dovrebbero mai essere messi in modo tale da non essere ritrovati all’occorrenza. L’archivio ha una disposizione tale da creare un ordine logico e non un semplice ordine. Se ad esempio scegliete un cassetto della casa, vi togliete il disordine da sotto gli occhi ma non significa che avete organizzato i documenti, tanto meno in maniera efficace ed efficiente. Uno scaffale della libreria, preferibilmente con sportelli e chiave, è la cosa più giusta in mancanza di un mobile da ufficio per documenti.
3. Procuratevi cartelline, pennarello, quaderno ad anelli, raccoglitori in plastica trasparenti ed etichette anche fai da te. Potete organizzare il tutto in ordine cronologico e per categoria. Se volete potete provare a suddividere la mole di documenti in base alla categoria “bollette”, “fatture”, “scontrini”, “sanità”, “banca” ecc. e poi mettere i documenti in ordine di data a seconda dell’uso che ne farete. L’uso dei raccoglitori ad anelli è molto buono perchè vi consente di cambiare l’ordine delle cartelle in base alle esigenze. Se per esempio, dovete avere a portata di mano, per un certo periodo di tempo, un documento importante in scadenza, potete metterlo a vista in modo da non dimenticarlo.
4. Eliminate ciò che veramente non serve ma, in questo caso, vale la regola che più si riesce ad organizzare, meno sarà necessario gettare. Bollette, canone, multe, redditi e altre cose di questo tipo hanno l’obbligo di essere conservate e non potete cestinarle in maniera sbrigativa.
5. Alla fine della creazione del vostro ordine tra i documenti, create un file, tipo magazzino, in cui scrivete “che cosa avete messo” nei vari folder e con quale ordine. In questo modo, potrete anche accorgevi di quanto possa essere utile usare una numerazione o un organizzazione alfabetica dei documenti una volta ordinati per categoria. Avrete ad esempio alla lettera B di bollette la sequenza Acqua-Gas-Luce-Spazzatura nella giusta sequenza. Infine, anche l’uso dei colori aiuta ad orientarsi e a memorizzare i documenti e rende il tutto più divertente.